Pourquoi archiver électroniquement les documents en entreprise ?

Les entreprises en générale ont l’obligation d’archiver leurs documents. Gérer les archives aujourd’hui est encore plus facile avec l’existence d’un logiciel d’archivage numérique. En effet, les administrations juridiques, comptable et autre peuvent pousser un ouf de soulagement. Il y a donc des raisons à archiver numériquement les documents. Alors, quels sont ces avantages ? Découvrez-les.

Le gain de place

Finir les stockages physiques avec des panoplies de papiers à gérer dans les salles d’archivages. Cela parce qu’il existe aujourd’hui un logiciel qui facilite tous ces arrangements avec un seul clique et les documents de tout une entreprise sont bien rangés et sécurisés. Allez sur portices.fr pour en savoir plus. En effet, ce logiciel vient régler un véritable problème de manque d’espace qui plane sur les archives physiques.
Outre cela, certaines entreprises font recours à des sociétés d’archivages. Et ce sont à des frais et le plus compliqué c’est qu’elles n’ont pas accès à leur document à temps lorsqu’elles en ont le plus besoin car, ces derniers ne sont justement pas dans les locaux de l’entreprise en question. Alors que le logiciel de gestion des archives ne nécessite pas un espace physique et est encore plus rapide à utiliser. Mieux, un disque SSD ayant la capacité d’un Tera peut contenir le stocke d’une salle de 43 000m.

L’unicité de l’information

Même si l’entreprise en question dispose de plusieurs sites ou services cela reste gérable avec les duplications. C’est pour signifier que la numérisation ne pourra en aucun cas unifier les informations provenant de ces divers services. Au contraire, les collaborateurs peuvent avoir à leur actif plusieurs versions de ces documents. Il permet grâce à une base informationnelle l’accès et le partage des données aux salariés. Et cela de façon rapide et facile. Par ailleurs, ce logiciel à la capacité de faire circuler un sel doc en version sécurisée. C’est-à-dire que personne ne peut modifier.